Скажите, Вы всегда успеваете всё, что запланировали? Или же Вам кажется, что времени категорически не хватает? Время уходит, расходуется на ерунду, а важные дела так и остаются несделанными? Если наше дело обстоит именно так, то диагноз ясен - Вы не эффективно организуете своё личное время.
     Хотите узнать, как управлял своим временем знаменитый учёный, изобретатель, писатель, философ и политический деятель Бенджамин Франклин? Да,тот самый Франклин, который улыбается со стодолларовой купюры. Как же он умудрился совмещать все эти занятия? Говорят, что ему остро не хватало времени, и тогда он придумал особую систему организации личного времени, которая позволила ему успевать намного больше.
Если принять на вооружение эту систему, и применять изо дня в день, то Вы сможете не терять время понапрасну, будете успевать намного больше, сможете структурировать свою жизнь и достичь, тех целей, о которых долго мечтаете. Даже Франклин чаще будет улыбаться Вам зелёной улыбкой.

     Бенджамин Франклин (1706-1790) - известный американский учёный, изобретатель, писатель, философ и государственный деятель, можно сказать - "американский Ломоносов". Он пятнадцатый ребёнок в бедной семье, Бен Франклин стал одним из образованнейших и известнейших людей своего времени, благодаря неуемной тяге к знаниям и работе над собой. Он самостоятельно освоил несколько профессий, изучил французский, испанский, итальянский и латынь. В течение 20 лет, Франклин издавал "Пенсильванскую газету" и почти 30 лет - литературный журнал "Альманах бедного Ричарда". Он даже открыл первую в США, публичную библиотеку, создал Американское Философское Общество и основал Пенсильванский Университет.
     Очень сильно заинтересовавшись физикой, Франклин самостоятельно прошёл путь от полного профана до учёного с мировым именем, сделал важнейшие открытия в области электричества и даже создал теорию кораблестроения. И по сей день широко используются такие изобретения Франклина, как громоотвод, электрический запал, бифокальные очки, летнее время и т.д. Кроме того, Франклин - один из наиболее видных политических деятелей самой Америки. Он был одним из авторов Декларации независимости США и под ней стоит его подпись. В годы борьбы Америки за независимость Франклин был посланником в Европе и заключил союзный договор с Францией, а затем и мирный договор с Англией. И это ещё не полный список того, чем прославился этот человек.
     А как он успевал заниматься всеми этими делами сразу? Рассказывают, что он столкнулся с острой нехваткой времени, и тогда он изобрёл систему управления временем, которая позволила ему действовать в несколько раз эффективнее обычного человека. В рамках этого курса я постараюсь кратко изложить суть его системы, чтобы и Вы смогли использовать её, для управления личным временем.
   Системы хронометража, которым учат на многих курсах управления временем, "направлены назад" - в их основе лежит учёт уже использованного, отработанного времени, это своего рода дневник того, что сделано. Система Франклина "направлена вперёд" - она работает с тем, что должно быть сделано. Глобальная задача дробится на подзадачи, те - на ещё более мелкие подзадачи. Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс её применения - как процесс строительства этой пирамиды.
1) Сначало, укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей.

     План на день
    Краткосрочный план
   Долгосрочный (на годы) план
  Генеральный план достижения цели
  Глобальная цель (достойная цель творческого человека)
Главные жизненные ценности (чего человек хочет от жизни)

     Здесь человек определяет свои жизненные ценности (мягко-говоря то, чего он хочет от своей жизни). Для одного, это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне. Для другого, это благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для третьего, это слава и высокий социальный статус. Для четвёртого, это власть. Для пятого, это познание. Для шестого, это служение во имя человечества.
     И этот список, можно продолжать до бесконечности, тем более что у человека, есть некое множество жизненных ценностей. Этап определения жизненных ценностей, является наиболее важным в построении пирамиды, если на этом этапе будет допущена ошибка (например: человек выберет "познание" и "служение людям", хотя на самом деле для него важны в первую очередь "известность" и "высокий социальный статус"), то впоследствии его неизбежно постигнет разочарование.
     Первым делом надо составить список жизненных ценностей, причём не надо бояться потратить на это слишком много времени, важно хорошо обдумать список. Необходимо убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.
2) Следующий этап, это построение второго этажа пирамиды, опирающегося на первый.

     План на день
    Краткосрочный план
   Долгосрочный (на годы) план
  Генеральный план достижения цели
  Глобальная цель (достойная цель творческого человека)
Главные жизненные ценности (чего человек хочет от жизни)

     И исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Некоторые ещё называют этот этап "выбором Достойной Цели". Например: если кто-то считает, что для него наиболее важны "власть", "известность и "высокий социальный статус", он может решить, что он хочет стать даже президентом США. Вам надо поставить перед собой глобальную цель. Очень важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.
3) Третий этаж пирамиды опирается на второй.
   

План на день
    Краткосрочный план
   Долгосрочный (на годы) план
  Генеральный план достижения цели
  Глобальная цель (достойная цель творческого человека)
Главные жизненные ценности (чего человек хочет от жизни)

     И составляется генеральный план: что, по большому счёту, необходимо, чтобы достичь поставленной на предыдущем этапе цели. Например, для того, чтобы стать президентом США, надо сперва стать губернатором штата или мэром одного из крупных городов США, надо иметь партийную и/или финансовую поддержку, надо быть известным публике блестящим оратором, надо иметь незапятнанную репутацию, надо быть солидным женатым человеком, надо получить высшее образование в престижном учебном заведении и т.п. Вот так и пишется план. Поставив перед собой цель, следует составить генеральный план достижения цели.
4) Четвёртый этаж пирамиды, долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков.
   

План на день
    Краткосрочный план
   Долгосрочный (на годы) план
  Генеральный план достижения цели
  Глобальная цель (достойная цель творческого человека)
Главные жизненные ценности (чего человек хочет от жизни)

     Очень важно указать, достижению, какого именно (каких именно) пункта (пунктов) генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Ещё более важно указание конкретного срока, если человек говорит себе: "Когда-нибудь я обязательно куплю себе машину" (напишу книгу, пойду учиться в университет), он может тянуть годами и в результате так и не достигнуть цели, но если он назначает себе конкретный срок, он значительно увеличивает шансы добиться своего.
     Вот например: если человек планирует стать президентом и знает, что для этого нужно иметь высшее образование, он может включить в свой пятилетний план следующий пункт: "До конца 2012 года закончить с отличием Гарвардский Университет по специальности "социология и политология" - это, во-первых, даст ему требуемое высшее образование, и, во-вторых, он сможет завести знакомства с важными людьми". Итак, следует составить план на ближайшие 3-5 лет, задавшись вопросом: "Что я могу сделать в ближайшие годы для достижения целей, намеченных в генеральном плане?" В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также указать, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.
5) Пятый этаж, краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план.
   

План на день
    Краткосрочный план
   Долгосрочный (на годы) план
  Генеральный план достижения цели
  Глобальная цель (достойная цель творческого человека)
Главные жизненные ценности (чего человек хочет от жизни)

     И вот глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: "Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или иной цели?" Пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Например: если в долгосрочном плане стоит пункт: "Окончить Гарвардский Университет", то в краткосрочный план войдут такие пункты, как "Подать документы в Гарвардский Университет", "Пройти курсы по подготовке к экзаменам" и т.п. Следует составить план на срок от 2-3 недель, до 2-3 месяцев и, как и на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней.
6) Наконец, шестой этаж пирамиды, это план на один день.
   

План на день
    Краткосрочный план
   Долгосрочный (на годы) план
  Генеральный план достижения цели
  Глобальная цель (достойная цель творческого человека)
Главные жизненные ценности (чего человек хочет от жизни)

     А составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана: малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Например, задача "Подать документы в Гарвардский Университет" разбивается на такие подзадачи, как "Выяснить, какие документы и кому надо подать", "Оформить необходимые документы", "Отослать документы" и "Убедиться, что документы получены", каждую из которых можно назначить накакой-то определённый день. Да, обычно план на день не просто составляется за день до того, а складывается из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель, зачастую в него также вносятся коррективы в течение дня. Составляя план на день, желательно указать время выполнения для каждой задачи.
     Как Вы понимаете, все эти планы отнюдь не являются, чем-то неизменным, наоборот, рекомендуется регулярно пересматривать их:

     - План на день скорее всего будет изменён Вами несколько раз в течение дня.
     - Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели.
     - Долгосрочные планы должны пересматриваться раз в четыре-шесть месяцев.
     - Генеральный план следует пересматривать раз в год.

     А раз в год, рекомендуется критически взглянуть на поставленную Вами глобальную цель: привлекает ли она Вас по-прежнему? Не желаете ли Вы внести какие-то коррективы? Тогда же стоит попытаться переосмыслить записанные Вами, жизненные ценности.
     А в рамках одного дня используется другой способ управления временем. Все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные.
     Первоочередными являются задачи, не терпящие отлагательства: кровь из носа, но решить!
     Второстепенными являются задачи, которые также желательно решить как можно быстрее, но не произойдёт ничего страшного, если, в крайнем случае, они будут задержаны на день-два (впрочем, если тянуть с решением второстепенной задачи слишком долго, она может перейти в разряд первоочередных).
     Малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают и, если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца.
     А в течение дня, человек должен выделять время в порядке приоритетов: сперва заняться первоочередными задачами, когда они будут решены, перейти к второстепенным, и только если останется время, он может заняться делами малозначительными. Чтобы пояснить эту мысль на живом примере, приведу список своих задач на сегодня (2 июля 2011 года):

    1. Закончить внесение изменений в программу и передать её заказчику.
     2. Закончить статью "Управление временем по методу Франклина".
     3. Поздравить приятеля с отпуском.
     4. Получить в университете информацию об апрельских курсах.
     5. Забрать брюки из химчистки.
     6. Купить стиральный порошок и зубную щётку.

     Первая задача является для меня первоочередной, т.к. сегодня истекает срок работы над программой и заказчик должен получить её сегодня, максимум завтра, но не позже 8 часов утра. Первоочередной является также третья задача, человека надо поздравить с отпуском именно в этот день (впрочем, если бы разговор с ним мог отнять много времени, я бы отнёс эту задачу к второстепенным, так как работа над программой всё-таки важнее).
     Четвёртая и шестая задачи являются второстепенными: необходимо сделать и то, и другое в течение ближайших дней, было бы неплохо сделать это сегодня, но если я буду слишком занят и не смогу уделить время этим делам, я могу безболезненно отложить их на завтра.
     Вторая и пятая задачи являются для меня малозначительными: я могу сколь угодно долго откладывать их без особого ущерба для себя.
     В результате список, если отсортировать его по степени приоритетности задачи, должен будет принять следующий вид:

     1. Обязательно закончить внесение изменений в программу и передать её заказчику.
     2. В перерыве: обязательно поздравить приятеля с отпуском.
     3. Если успею: получить информацию об апрельских курсах.
     4. Если успею: купить стиральный порошок и зубную щётку.
     5. В свободное время закончить статью.
     6. В свободное время забрать брюки из химчистки.

     Человек, вдумчиво планирующий свой день, успевает, как правило, решить все первоочередные задачи, зачастую хватает времени и на то, чтобы разобраться с второстепенными, а если повезёт, то и на малозначительные задачи остаётся время.
     Если же человек не умеет расставлять приоритеты, если в течение дня хватается то за одно, то за другое: времени катастрофически не хватает и нередко самое главное дело как раз и остаётся несделанным.
     Если задача не решена в течение дня, она переносится в план на следующий день. Если же какое-то дело кочует с одной страницы ежедневника на другую, так и оставаясь неоконченным: хорошенько подумайте, нужно ли вообще заниматься этим делом? Если нужно: уверены ли Вы, что правильно определили его приоритет?
     Американцы используют специальные ежедневники, позволяющие облегчить использование системы Франклина. Я не знаю, можно ли найти такие дневники в Вашем городе, но Вы без труда можете расчертить подобным образом любой ежедневник.
     Первые (либо последние) страницы ежедневника отведены под список жизненных ценностей (1-й этаж пирамиды), описание глобальной цели (2-й этаж) и таблицу для записи генерального плана (3-й этаж).
     В начале ежедневника несколько, соответствующим образом размеченных, страниц, выделенных под список целей на год (фактически, долгосрочный план: 4-й этаж).
     В начале каждого месяца и/или каждой недели одна страница выделена под таблицу задач на этот период (краткосрочный план: 5-й этаж).
И наконец, для каждого дня отводится своя страница с таблицей для списка задач на день (6-й этаж).
№              Пр.           Статус                                                     Описание задачи  

1

2

3

4

5

6

     В таблице предусмотрены два специальных столбца: для обозначения приоритета задачи ("Пр.") и для обозначения статуса. Эти столбцы следует заполнять по ходу работы и обязательно проверять в конце дня.
     Зачем они нужны?
     Поскольку задачи заносятся в список в произвольном порядке, столбец приоритетов служит для того, чтобы, закончив планирование, Вы чётко видели, за какую задачу Вам следует взяться в первую очередь. Чтобы не спутать приоритет задачи с её порядковым номером, рекомендуется обозначать первоочередные задачи буквой "A", второстепенные: буквой "B" и маловажные: буквой "C".
№              Пр.           Статус                                                     Описание задачи

1                 A                                                                                Закончить внесение изменений в программу

2                 C